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Vertiefung · Unternehmenswissen

Datenschutz und Berechtigungen

Lokale Infrastruktur hilft – DSGVO-Konformität entsteht jedoch erst durch Datenminimierung, Rollen, Löschregeln und einen geklärten Betrieb.

01

Technik schafft Voraussetzungen

On-Premises-Betrieb und kontrollierte Datenflüsse reduzieren Abhängigkeiten. Sie ersetzen aber keine fachliche Datenschutzprüfung. Verantwortlichkeit, Zweck, Rechtsgrundlage und Aufbewahrung müssen zum konkreten Anwendungsfall passen.

02

Rechte gelten bereits bei der Suche

Nicht freigegebene Dokumente dürfen weder als Treffer erscheinen noch in den Modellkontext gelangen. Berechtigungen müssen deshalb vor der Antwort und auf Ebene der Quelle durchgesetzt werden.

  • Rollen und Gruppen aus vorhandenen Verzeichnissen übernehmen
  • Dokumentfreigaben beim Abruf prüfen
  • Änderungen und Zugriffe nachvollziehbar protokollieren
  • Getrennte Wissensräume für interne und externe Nutzer
03

Ein gemeinsames Betriebsmodell

IT, Datenschutz, Fachbereich und Betreiber brauchen klare Zuständigkeiten: Wer darf Quellen freigeben? Wer prüft Antworten? Wie werden Inhalte gelöscht? Welche Protokolle sind erforderlich? Erst diese Antworten machen aus sicherer Technik einen belastbaren Prozess.

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